EBYS Nedir?
EBYS; kurum içerisinde üretilen belgelerin hazırlanması, dosyalanması, sevk edilmesi, paraflanması, onaylanması, paylaşılması, saklanması ve gerektiğinde yeniden erişilmesi işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştiren web tabanlı bir sistemdir.
Sistem, kurum içi yazışmaları belirlenmiş yetkiler ve standart iş akışları doğrultusunda yöneterek belge süreçlerinin daha hızlı, güvenli ve denetlenebilir biçimde tamamlanmasına imkân sağlar. Elektronik belgeler, üniversitenin kurumsal hafızasının önemli bir bölümünü oluşturur.
Üniversitenin kurumsal hafızası
Belgeler, iş akışları ve işlem geçmişleri düzenli biçimde kayıt altına alınarak kurumsal bilginin korunması ve sürdürülebilirliği desteklenir.
Destek ve Kılavuzlar
Genius Ticket System
EBYS kullanıcı işlemleri ve teknik sorunlar için destek talebi oluşturabilirsiniz.
Destek Talebi Oluştur ❯Mobil Erişim
EnVision Mobile uygulamasında URL alanına http://ebelge.neu.edu.tr/enVision-Yakindogu/ adresi girilerek sisteme erişilebilir.
EBYS Genel Kılavuz Videoları
EBYS Bilet Talep Videoları
Amaç ve Kapsam
Standart Belge Yönetimi
Üniversitenin tüm birimlerindeki resmî yazışma, dosyalama ve arşivleme işlemlerini ortak standartlara kavuşturmak.
Zaman ve Kaynak Tasarrufu
Belge üretimi, sevk, paraf ve onay süreçlerini hızlandırarak zaman, emek ve kırtasiye maliyetlerini azaltmak.
Güvenli Arşivleme
Belgelerin yetkilendirme kurallarına uygun biçimde elektronik ortamda saklanmasını ve erişilebilirliğini sağlamak.
Hızlı Erişim
Yetki seviyelerine göre arama yapılarak ihtiyaç duyulan belge ve işlem kayıtlarına hızlı biçimde ulaşılmasını sağlamak.
EBYS’nin Sağladığı Yararlar
- Belgelere farklı noktalardan eş zamanlı erişim sağlanması
- Belge dağıtımının hızlı ve kontrollü biçimde yapılması
- Paraf ve onay sıralarının sistem üzerinde tanımlanması
- Kurum içi evrak akışının hızlandırılması
- Bekleyen ve tamamlanan işlemlerin takip edilebilmesi
- Gerekli durumlarda vekâlet tanımlanabilmesi
- Belge ve işlem geçmişlerinin kayıt altına alınması
- Süreçlerdeki gecikmelerin ve tıkanmaların raporlanabilmesi
- Yetki düzeyine göre belge güvenliğinin sağlanması
- Saklanan belgelerin yönetilebilir kurumsal bilgiye dönüştürülmesi
Temel Belge İş Akışı
Belge hazırlama
Belge, resmî yazışma ve standart dosya planı kurallarına uygun şekilde hazırlanır.
Paraf ve onay
Belge, tanımlanan iş akışına göre ilgili yöneticilere paraf ve onay için gönderilir.
Dağıtım
Onaylanan belge, yetkili kişi veya birimlere sistem üzerinden iletilir.
Arşivleme
Belge ve işlem geçmişi, güvenli ve yeniden erişilebilir biçimde elektronik ortamda saklanır.
Bilgi Güvenliği
Gizlilik
Bilgi ve belgelere yalnızca yetkilendirilmiş kullanıcıların erişebilmesidir.
Bütünlük
Bilginin yetkisiz şekilde değiştirilmeden, eksiksiz ve doğru olarak korunmasıdır.
Erişilebilirlik
Yetkili kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgiye gereken zamanda ulaşabilmesidir.
Kullanıcı güvenliği ve belge gizliliği
- İlk girişte varsayılan şifre değiştirilerek güçlü ve kişisel bir şifre oluşturulmalıdır.
- Kullanıcı bilgileri başka kişilerle paylaşılmamalıdır.
- Kişisel veri içeren ekran görüntüleri alınmamalı ve paylaşılmamalıdır.
- Belgenin niteliğine uygun güvenlik ve gizlilik seviyesi seçilmelidir.
Belge Gizlilik Seviyeleri
Belge hazırlanırken içeriğin niteliğine uygun gizlilik seviyesinin seçilmesi, belgenin yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından görüntülenebilmesi açısından önemlidir.
EBYS Koordinatörlüğü
Necibe CAN
Dijital Eğitim ve Bilişim Merkezi · DEBİM
necibe.can@neu.edu.trinfo.ebys@neu.edu.tr